Arbeitsalltag: Mehr Flexibilität, stärkere Zufriedenheit

Ein flexibles Arbeitsleben steht bei Arbeitnehmern in Deutschland hoch im Kurs. Nach einer Umfrage im Auftrag der CreditPlus Bank wünscht sich jeder zweite Arbeitnehmer flexiblere Arbeitszeiten. Ähnliche Ergebnisse zeigen viele andere Umfragen. Inzwischen gilt die Flexibilisierung auch als Instrument, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Eine Untersuchung des Marktforschungsinstituts Prognos zeigt, dass zwei Drittel der Unternehmen in Nordrhein-Westfalen eine familienbewusste Personalpolitik für entscheidend halten, um den Bedarf an Fachkräften zu sichern.

Aktuell schreibt das Arbeitszeitgesetz in Deutschland vor, dass ein Arbeitnehmer an höchstens sechs Tagen pro Woche maximal 48 Stunden arbeiten und ein Arbeitstag regulär nicht länger als acht Stunden dauern darf. Darüber hinaus müssen zwischen zwei Arbeitstagen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen.

Um dem Wunsch vieler Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität zu genügen, muss aber in vielen Fällen nicht das Arbeitszeiten-Gesetz geändert werden. Denn die Flexibilisierung ist im bestehenden Rahmen längst möglich, dafür sorgen Modelle wie Gleitzeit, Zeitwertkonten, Homeoffice, Arbeitszeitkonto oder Jahresarbeitszeit. Was dahinter steckt, welche Varianten der einzelnen Modelle es gibt und was die Vor- und Nachteile sind, stellen wir im Folgenden vor. Die Inhalte basieren auf Angaben der Website www.arbeitszeit-klug-gestalten.de der RKW Hessen GmbH.

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[su_spoiler title=“Gleitzeit“] Das Motto der Gleitzeit lautet: Später kommen, dafür später gehen oder umgekehrt. Generell wird der Zwang zum gemeinsamen Beginn und Ende der Arbeit aufgehoben. Klassisch besteht das Gleitzeitmodell aus einer Kernarbeitszeit mit allgemeiner Anwesenheitspflicht und Gleitzeitphasen vor und nach Beginn der Kernarbeitszeit. Die Dauer der täglichen oder wöchentlichen Arbeit ist festgelegt und entspricht der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.

Davon abweichend gibt es einige Varianten:

• Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit: Das Unternehmen definiert die Betriebszeiten, zu denen die Beschäftigten ihrer Tätigkeit nachgehen können, diese entscheiden aber weitgehend selbst über Beginn und Ende der Arbeitszeit.

• Gleitzeit mit Funktionszeit: Für Arbeitsbereiche gedacht, in denen sich Kollegen fachlich gegenseitig vertreten. Dazu definiert der Arbeitgeber, zu welchen Zeiten die jeweiligen Unternehmensbereiche in welcher Form funktionsfähig sein müssen. Die Beschäftigten legen anschließend ihre Arbeitszeiten in Absprache mit Kollegen fest.

• Gleitzeit mit Jahresarbeitszeit: Hier wird die tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit nicht festgelegt. Stattdessen können die Beschäftigten auf Basis betrieblicher Vorgaben die Dauer der täglichen Arbeitszeit nach anfallendem Arbeitsaufwand selbst bestimmen. Mehr- oder Minderstunden im Vergleich zur vertraglich vereinbarten Arbeitszeit werden auf einem Arbeitszeitkonto festgehalten. Im Jahresdurchschnitt sollte aber die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit entsprechen.

Das Modell hat Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber wie für die Beschäftigten:

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber:
Vorteile:
• geringer organisatorischer Aufwand, unkompliziert
• eignet sich für viele Abteilungen
• hohe Arbeitnehmerakzeptanz
• Erreichbarkeit der Abteilung gegebenenfalls erweiterbar
• Es kann dann gearbeitet werden, wenn Arbeit anfällt

Nachteile:
• verbindliche, schriftliche Regelung erforderlich
• Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser in die Ausgestaltung eingebunden werden
• Es sind nicht alle Beschäftigten gleichzeitig im Unternehmen, der Abstimmungsaufwand kann steigen
• steigender Verwaltungsaufwand durch erforderliche Arbeitszeiterfassung
• Bei Schichtarbeit erfordert Gleitzeit großen koordinativen Aufwand

Vor- und Nachteile für Beschäftigte:
Vorteile:
• mehr Einfluss auf die Arbeitszeitgestaltung
• bessere Vereinbarkeit von beruflichen und persönlichen Aufgaben und Terminen
• stressfreiere An- und Abfahrt
• Persönliche Vorlieben bezüglich Tagesrhythmus (Frühaufsteher/Spätaufsteher) können berücksichtigt werden

Nachteile:
• Beschäftigte müssen eigenverantwortlich auf die Einhaltung ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitszeit achten
• nicht alle Kollegen sind jederzeit erreichbar
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[su_spoiler title=“Jahresarbeitszeit“] Das Modell Jahresarbeitszeit läuft nach dem Prinzip: Ist viel zu tun, wird mehr gearbeitet, ist wenig zu tun, gibt es mehr Freizeit. Zu diesem Zweck wird mit den Beschäftigten eine jährliche Arbeitszeit (in Stunden) vereinbart, die auf einer durchschnittlichen täglichen/wöchentlichen Arbeitszeit basiert. Weiter Einflussgrößen sind die Zahl der Arbeitstage (variiert von Jahr zu Jahr) und die vertraglich vereinbarte täglichen Arbeitszeit.

Wichtig ist: Das Gehalt wird auch bei schwankender Arbeitsleistung kontinuierlich in gleicher Höhe ausbezahlt. Im Jahresverlauf erfolgt ferner eine Feinplanung, in die Beschäftigte ihre Urlaubs- und Freizeitwünsche einbringen können.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber:
Vorteile:
• regelmäßige flexible Schwankungen können ausgeglichen werden, insbesondere für Unternehmen mit starken (saisonalen) Schwankungen interessant
• Der Aufwand in der Lohnbuchhaltung ist durch verstetigte Gehälter gering
• Die Personalkapazitäten passen sich an die Auftragslage an
• Überstunden in auftragsstarken Zeiten müssen nicht jedes Mal individuell verhandelt werden

Nachteile:
• Das Modell kann nur bedingt Schwankungen ausgleichen, denn alles was über den Plan hinausgeht führt dennoch zu Überstunden
• Entwickeln sich die Schwankungen anders als gedacht, muss mit den Beschäftigten über einen anderen Arbeitsrhythmus gesprochen werden
• Der Verlauf der noch zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden muss regelmäßig kontrolliert werden, damit am Jahresende keine unerwünschten Engpässe bestehen

Vor- und Nachteile für Beschäftigte:
Vorteile:
• Es ist langfristig und transparent geregelt, zu welchen Zeiten wie viel gearbeitet werden muss
• Phasen mit Überstunden werden durch Phasen mit geregeltem Überstundenabbau ausgeglichen
• Wünsche zur Arbeitszeit können in die Feinplanung eingebracht werden
• Bei entsprechender betrieblicher Vereinbarung können die Überstunden für eine längere Auszeit in saisonschwachen Zeiten genutzt werden

Nachteile:
• geringere Einflussmöglichkeiten auf die Nutzung der angefallenen Überstunden
• Die Jahresarbeitszeit muss jedes Jahr neu festgelegt werden
• Bei geringer Auslastung können Unsicherheiten entstehen, ob die vertraglich vereinbarte Jahresarbeitszeit tatsächlich geleistet werden kann
• Liegt die Hochsaison im Sommer, sind die Urlaubs- und Freizeitoptionen sehr eingeschränkt (dies ist aber auch bei allen anderen Modellen der Fall)
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[su_spoiler title=“Zeitwertkonten“] Zeitwertkonten wurden 2009 vom Gesetzgeber als Ersatz für die ehemalige Altersteilzeit eingeführt und werden auch als Lebenarbeits- oder Langzeitarbeitszeitkonten bezeichnet. Die Idee dahinter ist, irgendwann eine Auszeit zu nehmen oder früher in Rente zu gehen und trotzdem Lohn zu erhalten. In der Regel sind Zeitwertkonten freiwillige Angebote des Arbeitgebers. Entsprechend können Beschäftigte auch frei entscheiden.

Das Prinzip ist einfach erklärt: Überstunden, Stundenguthaben aus Kurzzeitkonten, nicht genommener Urlaub (über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinaus) lassen sich ansparen. Sie werden auf Basis des aktuellen Stundensatzes in Geld umgerechnet und angelegt. Darüber hinaus fließen außertarifliche/übertarifliche/tarifliche Leistungen oder freiwillige Arbeitgeberleistungen auf solche Konten.

Will der Beschäftigte in Altersteilzeit oder Vorruhestand gehen, wird das Zeitguthaben als Geld schrittweise ausgezahlt und ersetzt somit ganz oder teilweise das Gehalt. Darüber hinaus kann das Zeitwertkonto auch für Sabbaticals genutzt werden oder um Angehörige zu pflegen (bei reduzierter Arbeitszeit). Außerdem lassen sich damit Erziehungszeiten finanziell überbrücken oder Auszeiten finanzieren, um sich weiterzubilden.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber:
Vorteile:
• höhere Arbeitgeber-Attraktivität, weil Beschäftigten über den ganzen Erwerbsverlauf Zeitspielräume ermöglicht werden
• Zeitwertkonten sind daher ein gutes Instrument der Mitarbeiterbindung
• Sie dienen auch als Alternative zur Betriebsrente
• Alternative zur früher möglichen Frühverrentung

Nachteile:
• Zur Einführung ist eine fachkompetente Beratung erforderlich, da das Gesetz sehr präzise Vorgaben macht, die es einzuhalten gilt
• Zu Beginn ist ein erheblicher Verwaltungsaufwand erforderlich, später jedoch nicht mehr.
• Lohnt sich nur bei regelmäßiger und längerer Einzahlung
• Für den Arbeitgeber fällt eine Kontoverwaltungsgebühr an

Vor- und Nachteile für Beschäftigte:
Vorteile:
• Möglichkeit, im Verlauf des Erwerbslebens ein Guthaben anzusammeln, das in unterschiedlichen Lebenslagen für Zeit-Freiräume genutzt werden kann
• Möglichkeit, ein Sabbatical oder Weiterbildungszeiten und freie Familienzeiten langfristig zu finanzieren
• Möglichkeit, früher aus dem Erwerbsleben auszusteigen oder in Altersteilzeit zu gehen

Nachteile:
• können nur in Kooperation mit dem Arbeitgeber eingeführt werden
• Die finanzielle Entwicklung des Guthabens ist – wie bei Lebensversicherungen – nicht langfristig vorhersehbar
• Beim Arbeitgeberwechsel kann das Guthaben nicht automatisch „mitgenommen“ werden. Bei einer (alternativ) möglichen Übertragung auf die Rentenversicherung kann nicht weiter angespart werden
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[su_spoiler title=“Arbeitszeitkonto“] Das Arbeitszeitkonto – auch Kurzzeitkonto genannt – ist eher Steuerungselement für flexible Arbeitszeiten als Arbeitszeitmodell und funktioniert ähnlich wie ein Sparbuch. Darauf kann Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte hinausgeht, gutgeschrieben werden. Arbeitet ein Beschäftigter weniger, wird etwas von dem Zeitguthaben entnommen. Für gesammelte Stunden wird allerdings kein Lohn oder Überstundenzuschlag gezahlt.

Die Dokumentation kann über eine Stechuhr, durch Handaufzeichnung oder mittels Excel-Tabelle erfolgen.

Es empfiehlt sich, einen Ausgleichszeitraum zu definieren, um Überstunden abzubauen oder Minusstunden aufzubauen. Denn laut Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitszeiten über acht Stunden werktäglich innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden. Auch der Umfang eines Arbeitszeitkontos kann definiert werden und hängt von der Auftragslage ab. In Unternehmen mit geringen Schwankungen sind 10 bis 20 Minus- bis Plusstunden möglich. Bei starken saisonalen Schwankungen, sind bis zu 100 Minus- und Plusstunden denkbar.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber:
Vorteile:
• höhere Flexibilität entsprechend der Auftragslage
• So lange Arbeitszeiten im Kurzzeitkonto angesammelt werden, entfallen Überstunden-Zuschläge
• Leerlaufzeiten können durch Freizeit vermieden werden
• Die Gehaltszahlungen bleiben konstant, eine monatliche Anpassung der Gehaltszahlungen und Sozialabgaben entfällt
• Vermeidung von Kurzarbeit, so lange Arbeitszeitguthaben abgebaut werden kann

Nachteile:
• Die Bewegungen auf den Konten müssen dokumentiert werden
• Für Plus-Stunden müssen Rücklagen gebildet werden
• Bei der Einführung von Kurzarbeit müssen die positiven Kontensalden zunächst zurückgefahren werden
• Gefahr, dass Arbeitszeiten angesammelt werden, die betriebswirtschaftlich nicht unbedingt nötig sind (Jäger-und-Sammler-Syndrom)

Vor- und Nachteile für Beschäftigte:
Vorteile:
• höhere Zeitsouveränität
• Arbeitsvorgänge können nach inhaltlicher Logik statt nach vorgegebener Arbeitszeit abgeschlossen werden
• Das Ansparen von Zeit erleichtert das Freinehmen für private Verpflichtungen

Nachteile:
• keine Überstundenzuschläge ab der ersten Überstunde
• Bei über-/unterdurchschnittlicher Auftragslage müssen die Beschäftigten Überstunden oder Arbeitszeitausfall im Rahmen des Kurzzeitkontos akzeptieren
• Die Beschäftigten gehen bei Plusstunden mit ihrer Arbeit in Vorleistung, ohne eine direkte Gegenleistung zu erhalten
• Konflikte zwischen Arbeitgeber- und Beschäftigteninteressen beim Stundenauf- und abbau
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[su_spoiler title=“Homeoffice“] Der Begriff steht dafür, dass Arbeit außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers ausgeübt wird. Durch die Verbreitung von Smartphones, Laptops oder Tablets muss damit nicht einmal ein fester Arbeitsplatz zuhause gemeint sein, wie das Arbeiten im Zug, Coworking Spaces oder Bürogemeinschaften zeigt. Beim Homeoffice werden vom Gesetzgeber weniger strenge Erwartungen an die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes erwartet.

Das macht auch den Unterschied zur Teleheimarbeit aus. Laut Arbeitsstättenverordnung ist ein Telearbeitsplatz vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben. Des Weiteren muss der Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln (inklusive Kommunikationseinrichtungen) im Privatbereich des Beschäftigten bereitstellen.

Vor- und Nachteile für Arbeitgeber:
Vorteile:
• Bessere Erreichbarkeit und effizienteres Arbeiten bei Beschäftigten, die viel unterwegs sind (Vertrieb, Projektleiter, Monteure etc.)
• attraktive Arbeitsbedingungen schaffen, insbesondere für Pendler und Beschäftigte mit Familien- und Pflegeaufgaben
• Höhere Produktivität, wenn Beschäftigte konzentrierter an einem Thema arbeiten können
• Einsparen von Bürofläche, wenn sich durch das Homeoffice mehrere Beschäftigte die Büroarbeitsplätze teilen

Nachteile:
• Beschäftigte sind für Absprachen und Gespräche seltener im Büro
• höherer Koordinations- und Organisationsaufwand
• Infrastruktur muss Homeoffice/Mobiles Arbeiten ermöglichen, dazu gehören auch Vorgaben zum Datenschutz
• Geeignete IT-Infrastruktur muss zur Verfügung gestellt werden
• Führungskultur muss sich gegbenenfalls anpassen (weg von Kontrolle, hin zu Zielorientierunug)
• Nicht jeder Arbeitsplatz ist für Homeoffice/Mobiles Arbeiten geeignet, Gefahr der Ungleichbehandlung
• Nicht jeder Beschäftigte ist für Homeoffice/Mobiles Arbeiten geeignet, auch hier Gefahr der Ungleichbehandlung

Vor- und Nachteile für Beschäftigte:
Vorteile:
• mehr Flexibilität im Tagesablauf möglich
• Vermeiden von Wegezeiten, wenn tageweise von zu Hause gearbeitet werden kann
• Vereinbarkeit von Beruf und privaten Verpflichtungen wie Pflege oder Kinderbetreuung werden erleichtert
• Mehr Freiräume, wie die Arbeitszeit über den Tag verteilt werden kann

Nachteile:
• Gefahr des „always on“ – deutlich längere Arbeitszeiten als bei einem normalen Büroarbeitstag, damit verbunden geringere Erhol- und Abschaltzeiten
• Geringere Kontakte zu Kollegen, Vorgesetzten; Arbeitsleistung und -umfang sind weniger transparent, Mehrarbeit ist unsichtbar, wenn sie nicht dokumentiert wird
• Arbeit auch am Wochenende und am Abend, insbesondere wenn das mobile Endgerät auch privat genutzt wird
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Weitere Details sowie Praxisbeispiele und Checklisten finden Sie auf der Website der RKW Hessen GmbH, unter: www.arbeitszeit-klug-gestalten.de. Die Gesellschaft ist eine Tochter des gemeinnützigen Vereins RKW Hessen – Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Wirtschaft und wird vom hessischen Sozialministerium gefördert.