Digitalisierung
Wer viele Papierstapel auf seinem Schreibtisch liegen hat, mag Zweifel haben, ob das papierlose Büro jemals Wirklichkeit wird. Doch der Trend geht tatsächlich dorthin. Auch wenn jedes vierte Unternehmen noch keine einzige Akte digitalisiert hat.
Das papierlose Büro setzt sich langsam durch
Weniger aufwändiges Suchen in Hängeregistern, weniger Doppelablagen, weniger Briefpost-Versand: Immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern des Digitalverbands Bitkom.
Ein Drittel der Unternehmen (34 Prozent) gibt demnach an, die eigenen Papierakten mittlerweile zumindest teilweise digitalisiert zu haben. Weitere 39 Prozent haben zumindest schon neuere Papierakten digitalisiert. Lediglich jedes vierte Unternehmen (26 Prozent) hat noch keine einzige Papierakte eingescannt. Allerdings ist dieser Anteil rückläufig: 2016 sagten noch 31 Prozent, dass bis zu diesem Zeitpunkt in ihrem Unternehmen noch keine einzige Papierakte digitalisiert worden war.
„Wir sehen eine langsame Kehrtwende in den deutschen Büros“, sagt Nils Britze, Bitkom-Referent Digitale Geschäftsprozesse. „Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente birgt zentrale Vorteile für Unternehmen, etwa die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen sowie die Schonung der Umwelt.“
In jedem dritten Unternehmen (33 Prozent) wird heute zudem auch weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr. Bei den Großkonzernen ist es sogar bereits knapp die Hälfte (49 Prozent), die zusehends auf Ausdrucke verzichtet. 46 Prozent der Unternehmen geben an, gleich viel auszudrucken als noch vor einem Jahr, bei 19 Prozent sind es sogar mehr ausgedruckte Dokumente.
„Digitale Dokumente sparen nicht nur Druck- und Versandkosten in Unternehmen. Sie erleichtern oft auch die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, per Smartphone, Tablet oder Laptop“, so Britze.
Lediglich 6 Prozent aller Unternehmen (2016: 11 Prozent) geben an, dass 100 Prozent ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse noch papierbasiert ablaufen. 19 Prozent meinen, dass sie zu circa 75 Prozent papierbasiert arbeiten. Vier von zehn Unternehmen (43 Prozent) schätzen, dass die Hälfte der Prozesse papierbasiert ablaufen. In knapp drei von zehn Unternehmen (28 Prozent) wird noch maximal zu 25 Prozent papierbasiert gearbeitet.
Der Ergebnisbericht zum zweiten Digital Office Index (DOI) ist auch online verfügbar und kann hier heruntergeladen werden.
© 320° | 13.09.2018
